Iedomāsimies iepirkumu, kurā iepircējs izprot savu vajadzību, definē prasības un publicē EIS sagatavotu iepirkuma nolikumu.

Tiek atbildēti daži pretendentu jautājumi, tiek saņemti vairāki piedāvājumi un noslēgts līgums ar uzvarējošo pretendentu.

Viss pēc grāmatas līdz...

... tiek saņemta sūdzība, kuras rezultātā iepirkums jāpārtrauc (IUB pieņem vidēji >1 sūdzību dienā)

... vai līguma izpildē konstatētas prasību nepilnības, kas liedz noslēgt līguma izpildi bez papildus izdevumiem

... vai ārējs audits konstatē pārmaksu par saņemtajām precēm un pakalpojumiem.

Iepirkuma plānošana ir sarežģīta, itsevišķi publiskam iepircējam, kam ir papildus izaicinājumi, kas nav privātam uzņēmumam.

Kā laicīgāka Piegādātāju komunikācija var palīdzēt izvairīties no šādām situācijām?

‍

Agrīna komunikācija ar piegādātājiem ir veiksmīgas iepirkuma plānošanas atslēga

Veicot kvalitatīvu tirgus izpēti un runājot ar tirgu laicīgi, Pasūtītājs jau plānošanas posmā var noskaidrot tirgus piedāvājumu, paredzamās izmaksas un uzņēmumu viedokli par plānotām prasībām.

Savukārt, ja potenciālie pretendenti par konkursu uzzin tikai iepirkuma izsludināšanas brīdī, tad sagaidāms, ka dalībnieki izmantos savas tiesības aizstāvēt to biznesa intereses, piemēram, uzdodot jautājumus un sniedzot savus ierosinājumus prasību izmaiņām Pasūtītājam.

Uzņēmumam uzskatot, ka prasības nepamatoti ierobežo tā iespējas piedalīties vai tā izredzes uzvarēt iepirkuma procedūrā, ir sagaidāma reakcija - oficiāla sūdzība, vēstule vai saziņa ar Pircēju, ar nolūku rosināt izmaiņas.

Šādām darbībām ir paredzamas izmaksas Pasūtītāja pusē, t.sk, cilvēkresursu un reputācijas izmaksas, kā arī palielinās riski pagarināt vai atcelt konkursu.

Piegādātāju komunikācija iepirkumu plānošanas stadijā ir gan pieļaujama, gan vēlama. Labāku piegādātāju komunikāciju rekomendē gan IUB, gan ES institūcijas publisko iepirkumu sistēmas uzlabošanai, skat. ES·ziņojumu.

Vienlīdzībā un atklātībā balstītas komunikācijas stratēģija var samazināt ilgtermiņa izmaksas un riskus, uzlabot saņemto preču un pakalpojumu kvalitāti un veicināt konkurenci.

Papildus ieguvums no agrīna dialoga ir spēja jau laicigi izskatīt Piegādātāju priekšlikumus par konkursa prasībām un izvērtēt to atbilstību Pasūtītāja interesēm.

Savukārt, ja uzņēmumu priekšlikumi nav Pasūtītāja interesēs - tad to var laicīgi dokumentēt, norādot pamatojumu, kas palīdzēs sagatavoties iepirkuma stadijai.

Sorsera platforma piedāvā bezmaksas rīku tirgus izpētes veikšanai, kā arī piegādātāju atrašanai un iesaistīšanai.