"Visizplatītākais veids, kā cilvēki atsakās no savas varas, ir uzskatot, ka viņiem tās nav." - Alise Vokere

Bieži tiek runāts par valdības un valsts sektora šķietamo neefektivitāti. Birokrātiski procesi, politiskā iejaukšanās un interešu konflikti tiek minēti, lai kritizētu to, kā tiek sadalīta un tērēta nodokļu maksātāju nauda.

Retāk tiek dzirdēts par veidiem,kuros valsts sektors efektīvāk tērē naudu par privāto sektoru. Tie izriet no publisko Pasūtītāju unikālajām stiprajām pusēm, kas var novest pie izcilas spēka pozīcijas tirgū.

Lai gūtu labumu no šīs ietekmes, Pasūtītājiem tā ir jāsaprot un jāpielieto. Rakstā minām četrus veidus, kā publiskie pircēji var izmantot savu ietekmi tirgū.

Procesa vara

Pirmkārt, publiskie pircēji var pielietot savas tiesības noteikt spēles noteikumus iepirkumu procesā. Lai gan daudzi iepirkuma aspekti ir noteikti tiesību aktos, piemēram, iepirkuma likumā, Pasūtītājiem joprojām ir ievērojama rīcības brīvība attiecībā uz konkrētu iepirkumu, tostarp:

• pirmskonkursa komunikācijā ar piegādātājiem
• ar kādu informācija dalīties un kurā brīdī
• iepirkuma priekšmets un prasības
• līguma projekts
• līgumsodi (līdz zināmam apmēram)
• termiņi
• budžets (un dažos gadījumos šķietamais budžets, kādu to uztver piegādātāji - Pasūtītājiem ne vienmēr ir jādalās ar pilnu informāciju)

Pircēji var pielāgot iepirkuma procesu atsevišķu iepirkumu specifikai, nevis piemērot vienādu procesu katram iepirkumam. Dažos gadījumos optimālā stratēģija ir noteikt garākus termiņus, elastīgus līguma noteikumus un pilnīgu informācijas atklāšanu. Citos gadījumos labāka stratēģija ir noteikt īsākus termiņus, stingrākus līguma noteikumus un ierobežotu informācijas apmaiņu.

Tā kā piegādātāji dažu neērtu aspektu dēļ nelaidīs garām iespēju pieteikties interesējošā iepirkumā, tie parasti pieņems Pasūtītāju noteikumus.

Opciju varu

Sarunās labākā alternatīva noslēgtajai vienošanās (BATNA) attiecas uz otru labāko risinājumu, ja sarunas ar otru pusi izgāžas. Ir pierādīts, ka laba BATNA ir viens no galvenajiem faktoriem, kas nosaka labus rezultātus pēc sarunvedības.

Pasūtītāja un piegādātāja attiecībās labu Pasūtīāja BATNA var definēt vairākos gadījumos, piemēram:

• Tas, ka daudzi piegādātāji piedāvā izpildīt līgumu (iespēja izvēlēties starp daudziem piegādātājiem)
• Būt atvērtam dažādiem risinājumiem Pasūtītāja vajadzībai (iespēja izvēlēties starp dažādiem risinājumiem)
• Nebūt ierobežotam laikā preču/pakalpojumu saņemšanai (iespēja atcelt/atsākt līgumu vai konkursa procedūru)

Pasūtītāji var gūt labumu no spēcīgas BATNA, ja viņi to apzinās un veic attiecīgu plānošanu Daži ieteikumi būtu:

• Aktīvi censties paplašināt potenciālo piegādātāju loku, proaktīvi sazinoties un likvidējot piegādātāju šķēršļus piedāvājumu iesniegšanai. Tas īpaši labi darbojas ES vienotajā tirgū
• Definēt iepirkuma prasības, pamatojoties uz Pasūtītāja vajadzībām, nevis  balstoties uz kāda (-u) izvēlētā Piegādātāja piedāvājuma.
• Plānot iepirkumus laicīgi un samazināt laiku iepirkumu izsludināšanai, vēlams labu laiku pirms parādās nepieciešamība saņemt konkrēto preci vai pakalpojumu

Ietekme uz piegādātāja reputāciju

Publiskā sektora apmērs un kopējais publisko iepirkumu īpatsvars (~14% no IKP) stimulē piegādātājus veikt līgumus labi un par saprātīgām cenām, jo izpildīti līgumi var radīt nākotnes iespējas, savukārt veicot darbus pavirši/dārgi, var tikt saņemts "reputācijas sods" publiskā sektorā. Šī iemesla dēļ piegādātāji parasti ir vairāk motivēti atstāt labu iespaidu uz publiskajiem Pasūtītājiem nekā privātiem klientiem.

Tas var dot priekšrocības publiskajiem Pasūtītājiem gan konkursa posmā, gan līguma izpildes posmā. Iepirkuma laikā piegādātāji vairāk tiecas būt patiesi savos piedāvājumos un sarunās. Līguma izpildes laikā piegādātāji vēlas atstāt klientus laimīgus un savlaicīgi izpildīt visas līguma prasības.

Neviens nevēlas, lai valdība to iekļautu melnajā sarakstā, bet pat bez oficiāliem sodiem, piegādātāji saprot, ka viņu veiktie darbi publiskajā sektorā tiešā veidā ietekmē to reputāciju.

Pasūtītājiem ir jāapzinās šīs piegādātāja bažas - un jāinformē piegādātāji, ka labie darbi tiks slavēti, bet vājš veikums var negatīvi ietekmēt to reputāciju. Un nopietnu līguma pārkāpumu gadījumā Pasūtītāji var spert soli tālāk.

Eskalācija

Nopietnu līguma pārkāpumu gadījumā organizācijas var vērsties tiesā vai eskalēt jautājumus citos veidos. Uzņēmumi savstarpējos līgumos šo soli sper reti, ņemot vērā to izmaksas, ilgo procesa laiku un negatīvo ietekmi uz to operatīvo darbību. Tādēļ uzņēmumi savā starpā bieži vien izvēlas risināt jautājumus pārrunu ceļā.

Savukārt tiem piegādātājiem, kas sadarbojas ar publiskajiem Pasūtītājiem, var būt cita realitāte. Pirmkārt, publiskajiem Pasūtītājiem ir ierobežotas iespējas veikt vienošanās grozījumus pēc līguma parakstīšanas, un piegādātāji to zina. Otrkārt, pretkorupcijas politikas un pārraudzības dēļ , Pasūtītāji reti piekāpjas piegādātājiem, jautājumos, kas neatbilst līgumam. Treškārt, Pasūtītāji bieži ieņem stingru nostāju kā sabiedrības pārstāvji.

Šī iemesla dēļ piegādātāji zina, ka publiskie Pasūtītāji biežāk nekā privāti uzņēmumi veiks pretpasākumus piegādātāju līguma pārkāpumiem, piemēram, līguma laušanu, tiesvedību un pat plašsaziņas līdzekļu izmantošanu kā soda pasākumu. Tas nodrošina Pasūtītājiem papildu sviras un ietekmi sarunās.

Secinājumi

Publiskajiem Pasūtītājiem iepirkuma procesā ir liela tirgus ietekme un spēja vest efektīvas sarunas. Izprotot savas stiprās puses un konkrētā tirgus dinamiku, Pasūtītāji var izmantot šīs pilnvaras, lai iegūtu labākas preces un pakalpojumus par zemākām izmaksām un mazinātu risku, sniedzot labumu nodokļu maksātājiem un kopējai iepirkumu sistēmai.

Lai to izdarītu, Pasūtītājiem ir (1) jāsaprot, kā piegādātāji domā par iepirkuma procesu, kas viņus motivē un ierobežo, 2) jāplāno sava pieeja iepirkumam krietni pirms tā izsludināšanas un 3) jāpielāgojas dažādiem tirgus apstākļiem.

Izmēģini Sorsera vietnē app.sorsera.com